 |
مهندس احسان حاتمی
کارشناس ارشد مهندسی نرم افزار؛ آذر ماه 1396 |
مرتب و فیلتر کردن به شما این اجازه را خواهد داد تا درون یک سند کاری (کاربرگ) به دستکاری و مرتب نمودن داده ها ی متنی و عددی در سلولهای هر ستون بپردازید. برای دسترسی به این بخش دو راه پیش رو دارید:
از سربرگ Home در نوار ابزار اصلی (ریبون) و در کادر گروه Edition گزینه Sort & filter را انتخاب کنید.
به سربرگ Data در نوار ابزار اصلی (Ribbon) رفته و در کادر گروه Sort & Filter گزینه های آن را مشاهده کنید.
در این آموزش من از بخش Sort & Filter موجود در سربرگ Home کارها را انجام خواهم داد. با مراجعه به سربرگ Data و کادر گروه Sort & Filter مشاهده خواهید کرد که گزینه های در دسترس یکی هستند.
در این نوع مرتب کردن ابتدا باید ستون و یا سلول های مورد نظر در یک ستون که باید داده های آن مرتب شوند انتخاب شده و بر روی گزینه Sort & Filter کلیک کنید و از پنجره بازشده یکی از دوگزینه زیر را انتخاب کنید:
برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا گزینه اول و برای مرتب سازی معکوس حروف الفبا گزینه دوم را انتخاب نمایید و مشاهد خواهید کرد که با انتخاب یکی از این دو گزینه و تایید آن چگونه داده های سلولی مرتب خواهند شد.
مرتب سازی سفارشی برای مرتب سازی بیش از یک ستون استفاده خواهد شد تا این کار به سادگی انجام شود. برای مرتب کردن سفارشی ستون ها:
با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Custom sort را انتخاب کنید.
از پنجره باز شده و با انتخاب گزینه Sort by انتخاب کنید که کدام ستون را به عنوان ستون اولیه برای مرتب سازی انتخاب کرده اید. سپس با انتخاب گزینه Sort on انتخاب کنید که این مرتب سازی بر چه اساسی باشد وبا انتخاب گزینه Order انتخاب کنید که برچه صورت (طبق حروف الفبا و یا معکوس آن) داده ها مرتب سازی شوند.
در این پنجره با کلیک بر روی گزینه Add Level میتوان انتخاب کرد که کدام ستون ها در مرحله بعد برای مرتب سازی قرار گیرند.
فیلتر کردن رکوردها:
فیلتر این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که انتخاب کنید در ستون و یا ستونهای مورد نظر شما، کدام اطلاعات و رکوردها نمایش داده شوند و کدام نشوند که این انتخاب با معیار های خاصی نیز همراه است.
تعریف فیلد: مجموعه اطلاعات موجود در یک ستون که معمولا بیانگر اطلاعاتی در یک زیمینه میباشد.( در مثال زیر)
تعریف رکورد: رکورد ها مجموعه اطلاعاتی هستند که در چند فیلد (ستون) در کنار یکدیگر قرار گرفته و اطلاعات کاملی نسبت به یک موضوع را مشخص میکنند.معمولا هر سطر در برنامه اکسل بیانگر یک رکورد کامل میباشد.(در مثال زیر)
ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید و سپس با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Filter را انتخاب کنید.
مثال: من در شکل زیر ستون مربوط به نام ها را انتخاب کرده ام و با استفاده از گزینه فیلتر برای این ستون ها فیلتر در نظر گرفته ام . برای این کار کافیست بر روی یک سلول کلیک کرده وگزینه Filter را انتخاب کنید.
حال با توجه به ستون انتخاب شده خواهید دید که علامت فیلتر در ابتدای ستون قابل مشاهده میباشد. حال بر روی آرم فیلتری که روی این ستون ها قرار دارد (به شکل فلش کشویی میباشد) کلیک کرده تا کادر آن باز شود. در اینجا با دو گزینه مواجه خواهیم شد:
- گزینه Filter by Color که فیلتر بر اساس رنگ میباشد و با حرکت فلش ماوس بر روی این گزینه کادر زیر مجموعه های آن باز خواهدد. چون از نام این فیلتر پیداست که چه کاری انجام خواهد داد مثالی از آن نخواهیم زد.
- گزینه Text Filter که برای فیلتر نمودن نوشته ها بکار میرود و در پایین از کاربردهای آن مثالی را برای شما در نظر گرفته ام.
ما میخواهیم بر اساس حرف (س) نامها را فیلتر کنیم. برای این کار ابتدا به روی آرم فیلتر که در ابتدای ستون قرار دارد کلیک کرده و از کادر باز شده آن ، فلش ماوس را به روی گزینه Text Filter میبریم تا کادر کشویی دیگری در کنار کادر فیلتر باز شود. از کادر دوم انتخاب میکنیم که این ستون بر چه اساسی باید فیلتر شود.
گزینه های موجود در این کادر به این صورت هستند:
…Equals (برابر با…)
…ِDoes Not Equals (برابر نیست با…)
…Begins With (شروع شدن با…)
…Ends With (تمام شدن با…)
…Contains (شامل … میشود)
…Does Not Contain (شامل … نمیشود)
…Custom Filter ( فیلتر سلیقه ای)
ما در اینجا میخواهیم فیلتر بر اساس حرف (س) را اعمال کنیم بنا براین به گزینه …Begins With ( شروع میشود با…) نیاز خواهیم داشت. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز خواهد شد. در این پنجره و در کادر مشخص شده در تصویر زیر حرف (س) را وارد کنید و سپس با کلیک بر گزینه Ok فیلتر روی ستون نام خریدار اعمال میشود.
نکته: تفاوت بین گزینه های And و Or در این پنجره بدین گونه است که اگر گزینه And انتخاب شود ، باید دو طرف شرط آن برقرار باشد و لی اگر از گزینه Or استفاده شود، حتی اگر یک طرف شرط آن نیز برقرار باشد عمل خواهد کرد.
حال با نگاه به برگه (Sheet) مورد نظر، نتیجه کار را مشاهده خواهید کرد.
مثال دوم: در جدول قبل میخواهیم بجز نامها یی با حرف اول (س والف) آغاز میگردند ، مابقی را فیلتر کنیم. برای این کار مانند مثال قبل روی آرم Filter روی ستون مورد نظر(ستون نامها) کلیک کرده و با باز شدن کادر آن گزینه Custom Filter را انتخاب کرده و در پنجره باز شده (مانند تصویر زیر) گزینه Or را انتخاب کرده و در کادر های سمت راست بالا و پایین حرف های (س) و (الف) را وارد میکنیم.
پس از تایید نتیجه را به شکل زیر مشاهده خواهید کرد که چگونه فیلتر انجام شده است.
مثال سوم: حال اگر بخواهیم بجز قیمت های کل بین (۵۰۰۰۰) تا (۱۰۰۰۰۰) را فیلتر کنیم ، یا به عبارتی دیگر فیلتر عددی را اعمال کنیم:
در ابتدا بر روی آرم فیلتر درون ستون قیمت کل کلیک میکنیم. از کادر باز شده گزینه Number Filters را انتخاب کرده و باز هم کادری در کنار آن باز خواهد شد. کادر زیر مجموعه شامل گزینه های زیر میباشد:
…Equals (برابر با…)
…Does not Equals (برابر نبودن با…)
…Crater Than (بزرگتر از…)
…Crater Than or Equal To (بزرگتر و مساوی با…)
…Less Than (کوچکتر از…)
…Less Than or Equal To (کوچتر و مساوی با…)
…Between (بین…)
…Top 10 (ده تای اول… )
…Above Average (بالاتر از میانگین…)
…Below Average (پایینتر از میانگین…)
…Custom Filter (فیلتر سلیقه ای…)
برای فیلتر کردن اعداد بزرگتر از ۵۰۰۰۰ تا کوچکتر از ۱۰۰۰۰۰ از گزینه در پنجره مربوطه مانند تصویر زیر عمل میکنیم:
و پس از تایید نتیجه را در برگه اکسل مشاهده خواهید کرد.
- اگر در ستونی فیلترینگ را اعمال کرده اید و حال میخواهید این فیلتر ها را از بین ببرید دوراه پیش رو دارید:
روش اول این است که از سربرگ Home به بخش Sort & Filter رفته و با کلیک بر روی این گزینه ، از کادر باز شده گزینه Clear را انتخاب کنید.
روش دوم این است که بر روی آرم فیلتر که در بالای ستون فیلتر شده قرار دارد کلیک کرده واز کادر باز شده گزینه… Clear Filter From را انتخاب نمایید.
- اگر میخواهید فیلتر های اعمال شده در یک برگه را از بین ببرید:
پس از انتخاب ستون های فیلتر شده، به سربرگ Data مراجعه کرده و در کادر گروه Sort & Filter بر روی گزینه Clear کلیک کنید.
-مرتب سازی و فیلتر کردن (Sort & Filter)
مرتب و فیلتر کردن به شما این اجازه را خواهد داد تا درون یک سند کاری (کاربرگ) به دستکاری و مرتب نمودن داده ها ی متنی و عددی در سلولهای هر ستون بپردازید. برای دسترسی به این بخش دو راه پیش رو دارید:
از سربرگ Home در نوار ابزار اصلی (ریبون) و در کادر گروه Edition گزینه Sort & filter را انتخاب کنید.
به سربرگ Data در نوار ابزار اصلی (Ribbon) رفته و در کادر گروه Sort & Filter گزینه های آن را مشاهده کنید.
در این آموزش من از بخش Sort & Filter موجود در سربرگ Home کارها را انجام خواهم داد. با مراجعه به سربرگ Data و کادر گروه Sort & Filter مشاهده خواهید کرد که گزینه های در دسترس یکی هستند.
در این نوع مرتب کردن ابتدا باید ستون و یا سلول های مورد نظر در یک ستون که باید داده های آن مرتب شوند انتخاب شده و بر روی گزینه Sort & Filter کلیک کنید و از پنجره بازشده یکی از دوگزینه زیر را انتخاب کنید:
برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا گزینه اول و برای مرتب سازی معکوس حروف الفبا گزینه دوم را انتخاب نمایید و مشاهد خواهید کرد که با انتخاب یکی از این دو گزینه و تایید آن چگونه داده های سلولی مرتب خواهند شد.
مرتب سازی سفارشی برای مرتب سازی بیش از یک ستون استفاده خواهد شد تا این کار به سادگی انجام شود. برای مرتب کردن سفارشی ستون ها:
با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Custom sort را انتخاب کنید.
از پنجره باز شده و با انتخاب گزینه Sort by انتخاب کنید که کدام ستون را به عنوان ستون اولیه برای مرتب سازی انتخاب کرده اید. سپس با انتخاب گزینه Sort on انتخاب کنید که این مرتب سازی بر چه اساسی باشد وبا انتخاب گزینه Order انتخاب کنید که برچه صورت (طبق حروف الفبا و یا معکوس آن) داده ها مرتب سازی شوند.
در این پنجره با کلیک بر روی گزینه Add Level میتوان انتخاب کرد که کدام ستون ها در مرحله بعد برای مرتب سازی قرار گیرند.
فیلتر کردن رکوردها:
فیلتر این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که انتخاب کنید در ستون و یا ستونهای مورد نظر شما، کدام اطلاعات و رکوردها نمایش داده شوند و کدام نشوند که این انتخاب با معیار های خاصی نیز همراه است.
تعریف فیلد: مجموعه اطلاعات موجود در یک ستون که معمولا بیانگر اطلاعاتی در یک زیمینه میباشد.( در مثال زیر)
تعریف رکورد: رکورد ها مجموعه اطلاعاتی هستند که در چند فیلد (ستون) در کنار یکدیگر قرار گرفته و اطلاعات کاملی نسبت به یک موضوع را مشخص میکنند.معمولا هر سطر در برنامه اکسل بیانگر یک رکورد کامل میباشد.(در مثال زیر)
ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید و سپس با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Filter را انتخاب کنید.
مثال: من در شکل زیر ستون مربوط به نام ها را انتخاب کرده ام و با استفاده از گزینه فیلتر برای این ستون ها فیلتر در نظر گرفته ام . برای این کار کافیست بر روی یک سلول کلیک کرده وگزینه Filter را انتخاب کنید.
حال با توجه به ستون انتخاب شده خواهید دید که علامت فیلتر در ابتدای ستون قابل مشاهده میباشد. حال بر روی آرم فیلتری که روی این ستون ها قرار دارد (به شکل فلش کشویی میباشد) کلیک کرده تا کادر آن باز شود. در اینجا با دو گزینه مواجه خواهیم شد:
- گزینه Filter by Color که فیلتر بر اساس رنگ میباشد و با حرکت فلش ماوس بر روی این گزینه کادر زیر مجموعه های آن باز خواهدد. چون از نام این فیلتر پیداست که چه کاری انجام خواهد داد مثالی از آن نخواهیم زد.
- گزینه Text Filter که برای فیلتر نمودن نوشته ها بکار میرود و در پایین از کاربردهای آن مثالی را برای شما در نظر گرفته ام.
ما میخواهیم بر اساس حرف (س) نامها را فیلتر کنیم. برای این کار ابتدا به روی آرم فیلتر که در ابتدای ستون قرار دارد کلیک کرده و از کادر باز شده آن ، فلش ماوس را به روی گزینه Text Filter میبریم تا کادر کشویی دیگری در کنار کادر فیلتر باز شود. از کادر دوم انتخاب میکنیم که این ستون بر چه اساسی باید فیلتر شود.
گزینه های موجود در این کادر به این صورت هستند:
…Equals (برابر با…)
…ِDoes Not Equals (برابر نیست با…)
…Begins With (شروع شدن با…)
…Ends With (تمام شدن با…)
…Contains (شامل … میشود)
…Does Not Contain (شامل … نمیشود)
…Custom Filter ( فیلتر سلیقه ای)
ما در اینجا میخواهیم فیلتر بر اساس حرف (س) را اعمال کنیم بنا براین به گزینه …Begins With ( شروع میشود با…) نیاز خواهیم داشت. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز خواهد شد. در این پنجره و در کادر مشخص شده در تصویر زیر حرف (س) را وارد کنید و سپس با کلیک بر گزینه Ok فیلتر روی ستون نام خریدار اعمال میشود.
نکته: تفاوت بین گزینه های And و Or در این پنجره بدین گونه است که اگر گزینه And انتخاب شود ، باید دو طرف شرط آن برقرار باشد و لی اگر از گزینه Or استفاده شود، حتی اگر یک طرف شرط آن نیز برقرار باشد عمل خواهد کرد.
حال با نگاه به برگه (Sheet) مورد نظر، نتیجه کار را مشاهده خواهید کرد.
مثال دوم: در جدول قبل میخواهیم بجز نامها یی با حرف اول (س والف) آغاز میگردند ، مابقی را فیلتر کنیم. برای این کار مانند مثال قبل روی آرم Filter روی ستون مورد نظر(ستون نامها) کلیک کرده و با باز شدن کادر آن گزینه Custom Filter را انتخاب کرده و در پنجره باز شده (مانند تصویر زیر) گزینه Or را انتخاب کرده و در کادر های سمت راست بالا و پایین حرف های (س) و (الف) را وارد میکنیم.
پس از تایید نتیجه را به شکل زیر مشاهده خواهید کرد که چگونه فیلتر انجام شده است.
مثال سوم: حال اگر بخواهیم بجز قیمت های کل بین (۵۰۰۰۰) تا (۱۰۰۰۰۰) را فیلتر کنیم ، یا به عبارتی دیگر فیلتر عددی را اعمال کنیم:
در ابتدا بر روی آرم فیلتر درون ستون قیمت کل کلیک میکنیم. از کادر باز شده گزینه Number Filters را انتخاب کرده و باز هم کادری در کنار آن باز خواهد شد. کادر زیر مجموعه شامل گزینه های زیر میباشد:
…Equals (برابر با…)
…Does not Equals (برابر نبودن با…)
…Crater Than (بزرگتر از…)
…Crater Than or Equal To (بزرگتر و مساوی با…)
…Less Than (کوچکتر از…)
…Less Than or Equal To (کوچتر و مساوی با…)
…Between (بین…)
…Top 10 (ده تای اول… )
…Above Average (بالاتر از میانگین…)
…Below Average (پایینتر از میانگین…)
…Custom Filter (فیلتر سلیقه ای…)
برای فیلتر کردن اعداد بزرگتر از ۵۰۰۰۰ تا کوچکتر از ۱۰۰۰۰۰ از گزینه در پنجره مربوطه مانند تصویر زیر عمل میکنیم:
و پس از تایید نتیجه را در برگه اکسل مشاهده خواهید کرد.
- اگر در ستونی فیلترینگ را اعمال کرده اید و حال میخواهید این فیلتر ها را از بین ببرید دوراه پیش رو دارید:
روش اول این است که از سربرگ Home به بخش Sort & Filter رفته و با کلیک بر روی این گزینه ، از کادر باز شده گزینه Clear را انتخاب کنید.
روش دوم این است که بر روی آرم فیلتر که در بالای ستون فیلتر شده قرار دارد کلیک کرده واز کادر باز شده گزینه… Clear Filter From را انتخاب نمایید.
- اگر میخواهید فیلتر های اعمال شده در یک برگه را از بین ببرید:
پس از انتخاب ستون های فیلتر شده، به سربرگ Data مراجعه کرده و در کادر گروه Sort & Filter بر روی گزینه Clear کلیک کنید.